Undangan Terbuka Sidang Istimewa MPM KM IPB Periode 2012/2013 (Lanjutan)

Nomor             : 010/A.1/MPM KM IPB/II/2013                                             12 Februari 2013

Lampiran         : 1 (satu) berkas

Perihal             : Undangan Terbuka

Yth.                                             

Rekan – rekan mahasiswa Aktif IPB

Di Bogor

Dengan hormat,

Puji dan syukur kita panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang senantiasa melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya kepada kita semua. Semoga kita selalu berada dalam lindungan-Nya.

Sehubungan dengan belum terselesaikannya pembahasan materi Draft Panduan Umum Verifikasi dan Uji Kelayakan UKM KM IPB Tahun 2013 pada Sidang Istimewa MPM KM IPB 12 Februari 2013, kami bermaksud mengundang rekan – rekan mahasiswa aktif IPB untuk hadir dan berpartisipasi pada Sidang Istimewa MPM KM IPB (lanjutan) pada:

hari, tanggal    : Kamis, 14 Februari 2013

            waktu              : Pukul 19.00 WIB s.d. selesai

            tempat             : RK. Pinus 2 Faperta IPB

mengingat pentingnya bahasan pada Sidang Istimewa ini, dimohon kesediaan rekan-rekan untuk hadir tepat pada waktu yang telah ditentukan.

           

Demikian surat Undangan  ini kami sampaikan, atas perhatian dan partisipasi rekan-rekan kami ucapkan terima kasih.

Hormat Kami,

Sekretaris Jenderal

MPM KM IPB Periode 2012/2013

                                             

ttd

Muh. Dimas Arifin

                                                             NIM. G24090009

surat dalam pdf dapat diunduh di sini

Lampiran

DRAFT PANDUAN  UMUM VERIFIKASI DAN PENILAIAN KELAYAKAN

UNIT KEGIATAN MAHASISWA

KELUARGA MAHASISWA INSTITUT PERTANIAN BOGOR

BAB I

KETENTUAN UMUM

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Pasal 1

(1)   Unit Kegiatan Mahasiswa adalah wadah pengembangan diri, minat dan bakat bagi mahasiswa Institut Pertanian Bogor yang pembentukan dan pembubarannya ditetapkan oleh Majelis Permusyawaratan Mahasiswa Keluarga Mahasiswa Institut Pertanian Bogor.

(2)   Keanggotaan Unit Kegiatan Mahasiswa dalam Keluarga Mahasiswa Institut Pertanian Bogor akan ditinjau setiap dua periode kepengurusan Keluarga Mahasiswa Institut Pertanian Bogor.

(3)   Keanggotaan Unit Kegiatan Mahasiswa kerohanian tidak dilakukan peninjauan kembali tetapi Unit Kegiatan Mahasiswa kerohanian wajib menyerahkan laporan pertanggungjawaban setiap tahun.

(4)   Peninjauan keanggotaan Unit Kegiatan Mahasiswa dalam Keluarga Mahasiswa Institut Pertanian Bogor dilakukan melalui tahap verifikasi dan penilaian kelayakan.

(5)   Pelaporan administrasi dan kegiatan UKM yang lolos verifikasi satu tahun setelah verifikasi diselenggarakan dilakukan melalui mekanisme registrasi ulang. [e1] 

(6)   Panitia khusus yang dibentuk oleh MPM KM IPB dan bertugas untuk merumuskan peraturan terkait  verifikasi dan penilaian kelayakan UKM KM IPB selanjutnya disebut pansus.

(7)   Panitia pelaksana yang dibentuk oleh MPM KM IPB dan bertugas untuk menyelenggarakan verifikasi dan penilaian kelayakan UKM KM IPB selanjutnya disebut panja.

------------------------------------------- SEPAKAT: 19.41 WIB ---------------------------------------

BAB II

TUJUAN VERIFIKASI DAN PENILAIAN KELAYAKAN

Pasal 2

Tujuan dilakukan verifikasi dan penilaian kelayakan UKM KM IPB yaitu

1. Melakukan penilaian baik secara kuantitatif maupun kualitatif kepada calon anggota UKM KM IPB.
2. Melakukan penyeleksian kepada UKM agar dapat bergabung di KM IPB
3. Meningkatkan minat mahasiswa untuk mengembangkan diri melalui keahlian khusus.

---------------------------------------- SEPAKAT: 19.42 WIB------------------------------------------

BAB III

PANSUS DAN PANJA

Pasal 3

(1)   Pansus keanggotaanya berasal dari anggota MPM KM IPB yang ditetapkan dalam Rapat Koordinasi Anggota sebagai pansus.

(2)   Pansus keanggotaannya berlaku sampai ditetapkannya peraturan verifikasi dan penilaian kelayakan UKM oleh MPM KM IPB.

(3)   Panja adalah anggota  MPM KM IPB dan/atau diluar anggota  MPM KM IPB yang ditetapkan dalam Rapat Koordinasi Anggota sebagai panja

(4)   Panja keanggotaannya berlaku sampai ditetapkannya hasil verifikasi UKM dalam Sidang Istimewa MPM KM IPB.

---------------------------------------- SEPAKAT: 19.43 WIB------------------------------------------

Pasal 4

Hak dan Kewajiban Pansus dan Panja

(1)   Pansus mempunyai hak dan kewajiban sebagai berikut :

a.       Berkewajiban melaksanakan UUD KM IPB 2011 berkaitan dengan verifikasi UKM

b.      Berkewajiban menyusun aturan verifikasi dan penilaian kelayakan UKM KM IPB.

c.       Berkewajiban melaksanakan segala ketetapan MPM KM IPB yang berkaitan dengan UKM KM IPB.

d.      Berkewajiban mempublikasikan semua aturan yang telah ditetapkan.

e.       Berhak berkoordinasi kepada pihak institusi.

f.       Berhak membuat keputusan-keputusan yang dianggap perlu dalam pembuatan aturan verifikasi UKM.

(2)   Panja mempunyai hak dan kewajiban sebagai berikut :

a.       Berkewajiban melaksanakan UUD KM IPB 2011 berkaitan dengan verifikasi UKM.

b.      Berkewajiban melaksanakan segala ketetapan MPM KM IPB yang berkaitan dengan UKM.

c.       Berkewajiban memberikan hasil verifikasi terkait nama-nama UKM KM IPB yang lulus dan yang tidak lulus verifikasi kepada MPM KM IPB untuk ditetapkan dalam Sidang Istimewa MPM KM IPB.

d.      Berhak meminta keterangan yang diperlukan dari peserta verifikasi dan penilaian kelayakkan UKM KM IPB.

e.       Berhak membuat keputusan-keputusan yang dianggap perlu dalam verifikasi dan penilaian kelayakkan UKM.

f.       Berhak  menyusun panduan pelaksanaan verifikasi dan penilaian kelayakan UKM KM IPB

g.      Berhak berkoordinasi kepada pihak institusi.

h.      Anggota Panja bersifat obyektif, tidak memihak kepada UKM KM IPB tertentu.

-------------------------------------------- SEPAKAT: 19.47 WIB--------------------------------------

BAB IV

PERSYARATAN[e2] 

Pasal 5

Persyaratan untuk UKM Baru[e3] 

Syarat untuk UKM baru adalah :

(1)     Minimal telah menjalankan kegiatan dalam kurun waktu dua tahun terakhir dan dibuktikan dengan data-data kegiatan.

(2)     Mendaftarkan diri ke Panja dengan memenuhi syarat-syarat kelengkapan organisasi yang meliputi :

a.       Memiliki minimal satu orang Pembina (dosen/staf/pegawai IPB[e4] ), yang disertai lampiran :

a.1. Surat keterangan resmi sebagai staf/pegawai IPB dari pihak institusi dan surat kesediaan sebagai Pembina UKM dari staf/pegawai IPB.[e5] 

a.2. Surat kesediaan sebagai Pembina UKM untuk calon Pembina dari dosen.[e6] 

b.      Anggota dengan sifat keanggotaan bersifat terbuka di lingkup IPB.

c.       Memiliki anggota minimal 20 mahasiswa[e7]  IPB, dibuktikan dengan fotokopi KTM yang masih berlaku disertai tanda tangan dan daftar anggota.

d.      Susunan kepengurusan.

e.       Aturan organisasi (AD/ART) yang tidak bertentangan dengan UUD KM IPB 2011 dan AD/ART KM IPB.

f.       Program kerja untuk satu tahun periode kepengurusan.

g.      Kesekretariatan yang jelas dan atau contact person (CP) yang dapat dihubungi.

(3)     Membuat profil UKM yang meliputi :

a.       Latar belakang pembentukan UKM.

b.      Sejarah singkat UKM.

c.       Spesifikasi dan ciri khusus kegiatan yang membedakan dengan UKM lain di IPB.

-----------------------------------------SEPAKAT: 21.02 WIB------------------------------------------

Pasal 6

Persyaratan untuk UKM Lama

Syarat untuk UKM lama adalah :

(1)     Mendaftarkan diri ke Panja dengan memenuhi syarat-syarat kelengkapan organisasi yang meliputi :

a.    Memiliki minimal satu orang Pembina[e8]  (dosen/staf/pegawai IPB), yang disertai lampiran :

a.1. Surat keterangan resmi sebagai staf/pegawai IPB dari pihak institusi dan surat kesediaan sebagai Pembina UKM dari staf/pegawai IPB.

a.2. Surat kesediaan sebagai Pembina UKM untuk calon Pembina dari dosen.

b.    Anggota dengan sifat keanggotaan terbuka di lingkup IPB.

c.    Memiliki anggota minimal 35[e9]  mahasiswa IPB, dibuktikan dengan fotokopi KTM yang masih berlaku disertai tanda tangan dan daftar anggota.

d.   Susunan kepengurusan.

e.    Aturan organisasi (AD/ART) yang tidak bertentangan dengan UUD KM IPB 2011 dan AD/ART KM IPB

f.     Program kerja untuk satu tahun periode kepengurusan.

g.    Menyerahkan laporan kerja satu tahun periode kepengurusan yang lalu.

h.    Kesekretariatan yang jelas dan atau contact person (CP) yang dapat dihubungi.

(2)     Membuat profil UKM yang meliputi :

1. Sejarah singkat UKM beserta daftar prestasi dalam kurun waktu tiga tahun.
2. Spesifikasi dan ciri khusus kegiatan yang membedakan dengan UKM lain di IPB.

-------------------------------------------------------------------------------------BELUM SELESAI,

PEMBAHASAN DILANJUTKAN KAMIS, 14 FEBRUARI 201319.00WIB-----------------

BAB V

REGISTRASI ULANG

Pasal 7

Tujuan

Tujuan dilakukan registrasi ulang UKM KM IPB yaitu

1. Mengetahui kondisi terbaru UKM KM IPB
2. Pengarsipan ulang terhadap perubahan-perubahan yang mungkin terjadi di UKM KM IPB
3. Meningkatkan hubungan yang baik antar elemen LK KM IPB

Pasal 8

Sanksi

UKM yang tidak melakukan registasi ulang akan mendapatkan konsekuensi penundaan pencairan dana kemahasiswaan sampai UKM KM IPB tersebut melakukan registrasi ulang.

Pasal 9

Panduan pelaksanaan registrasi ulang akan diatur oleh panitia kerja registrasi ulang. 

BAB VI

HAK DAN KEWAJIBAN UKM

Pasal 10

Hak dan kewajiban UKM sebagai berikut

(1)          UKM wajib menaati UUD KM IPB 2011 dan peraturan KM IPB lainnya

(2)          UKM wajib melaksanakan AD/ART UKM dengan tidak bertentangan dengan UUD KM IPB 2011 dan peraturan KM IPB lainnya.

(3)          Menyusun dan melaksanakan program kerja sesuai dengan bidang masing-masing

(4)          UKM memiliki hak otonomi untuk mengatur organisasinya dengan tidak bertentangan UUD KM IPB 2011 dan peraturan KM IPB lainnya.

(5)          UKM berhak mendapatkan dana operasional yang mekanismenya dikoordinasikan dengan DPM KM IPB

(6)          UKM berkewajiban memberikan laporan program kerja, dana operasional dan dana kegiatan setiap 6 bulan sekali kepada DPM KM IPB.

(7)          UKM mendapatkan sekretariat di KM IPB.

BAB VII

PENUTUP

Pasal 11

Ketetapan ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan. Hal-hal yang belum diatur dalam ketetapan  akan ditetapkan kemudian.

 -----------------------------------------------------------------------------------------------------------

PEMBAHASAN

No.	Proses Pertimbangan
1	UKM yang pada masa verifikasi lolos verifikasi, Tahun berikutnya diwajibkan melakukan pelaporan administrasi melalui registrasi ulang
2	Tenis Lapang: Tahun sebelumnya tidak lolos verifikasi, namun tetap menjalankan kegiatannya,, ia termasuk UKM lama atau Baru? Hario MPM: Termasuk UKM Baru karena tidak lolos dalam verifikasi UKM,, Jika memenuhi persyaratan dapat mengikuti proses verifikasi pada masa verifikasi selanjutnya.
3	Max: Terlalu mudah persyaratan untuk menjadi UKM baru,, Diperlukan adanya suatu Pihak  berwenang (mungkin Institusi)  yang mampu  memberikan indikator dan atau melakukan  penjaringan terbaik suatu UKM Machrus MPM: Ada 2 tahap verifikasi, 1. Oleh Panja 2. Oleh Institusi dan ada kriteria-kriteria yang menjadi prasayarat lolosnya Verifikasi calon UKM Putri MPM: Pada syarat (1) tidak ringan
4	Minimal satu
5	Taekwondo: Perlukah surat dari institusi, padahal staf/pegawai sudah ada NIP? Hario MPM: Agar staf/pegawai yang dapat menjadi pembina UKM ialah mereka yang sudah terstandardisasi oleh pihak institusi yang terbukti dengan adanya surat dari institusi tersebut.
6	Pembinaà Dosen: Hanya perlu menyertakan surat kesediaan dosen pembina
7	Hario MPM: Apakah ini tidak memberatkan?  Silakan diperhatikan bagi kawan-kawan UKM... Asrianto MPM: Notulensi Muker, anggota minimal 20,, apakah ingin  ditinjau ulang? MAX: Hasil mukerà20,, pertimbangan: tidak ingin mempersulit calon UKM yang  berniat bergabung menjadi UKM KM IPB Machrus MPM: Pertimbangan 35: UKM Tingkat KM IPB dengan cakupan yang cukup luas harapannya dapat diikuti oleh sejumlah fakultas yang ada di IPB MAX: Ada UKM yang jumlah anggotanya sekitar 20an, Merekrut anggota untuk UKM Baru bukanlah hal yang mudah, Dengan dasar hati nurani didapatlah angka 20 anggota Hario MPM: Mahasiswa TPB 4000, 1% nya=40 IPB 21.000,, disyarat 35,, 35 sudah cukup baik dalam hal keterwakilan untuk suatu organisasi yang menyandang Predikat UKM tingkat KM IPB Tenis Lapang: 35 cukup berat cukup ringan,  harapannya dapat diturunkan dari jumlah 35, anggota tenis lapang sampai saat ini belum mencapai 35... Putri: Opsi baru  à  30 Opsi Jumlah Anggota UKM Baru No Opsi Pertimbangan 1 35 Machrus: Memperhatikan jumlah fakultas di IPB, agar adanya perwakilan dari masing-masing wilayah Hario: Rasio Mahasiswa TPB 4000, 1% nya=40 IPB 21.000,, disyarat 35,, 35 sudah cukup baik dalam hal keterwakilan untuk suatu organisasi yang menyandang Predikat UKM tingkat KM IPB Huda: Seleksi alam, 20 à terlalu banyak calon UKM dengan bidang sejenis yang dapat lolos verifikasi Terlalu mempermudah sekelompok orang yang ingin membentuk UKM baru Amir: Ada banyak Mahasiswa, sepertinya tidak terlalu memberatkan,, Anggota -> aktiv dan Pasif Kanda BKIM: Jika terlalu bnyak UKM lolos verifikasi yang sejenis, akan mempersempit pergerakan UKM dengan ranah yang serupa Hario: Prasangka baik: dalam  kegiatan 2tahun terakhir mampu mengumpulkan anggota minimal 35, Terkait ranah kerja dapat diatur dalam suatu aturan nantinya, dan memang juga sudah ada dalam salah satu syarat verifikasi UKM Gilang: Diploma ada Klub dan Mipro sejenis UKM, Tahun lalu ada verifikasi juga, Mempertimbangkan Rasio jumlah mahasiswa IPB dan kegiatan 2 tahun terakhir dari calon UKM Baru Rasanya tidak memberatkan dengn anka 35 Hario: 35 merupakan angka yang cukup, CUKUP Huda: UKM à Peminatan, mahasiswa minat? à 35 angka yang cukup Jika kurang dari 35 bisa berarti UKM tersebut kurang peminatnya bukan... 2 27 [tidak ada penguatanàeliminasi] (35+20)/2= 27,5 agar tidak memberatkan dibulatkan ke bawah,, è  27 3 20 Ada UKM yang jumlah anggotanya tidak mencapai 35 Memperhatikan sulitnya UKM baru dalam merekrut anggota Taekwondo: 20 sudah cukup mewakili 20 aktif semua vs 35 dengan komposisi aktif lebih sedikit, lebih baik mana? Terkait ranah kerja, sudah ada pada aturan Andhika: Hanya saat verifikasi dan ada kemungkinan pertambahan MAX: Jika ada UKM yang tidak lolos verifikasi hanya karena syarat ini, Akan berat jika harus mengulang mengikuti verifikasi UKM 2 tahun berikutnya Hanya peminatan, sulit merekrut banyak anggota Lawalata: 35 terlalu banyak, Walaupun dengan asumsi 2tahun belakangan telah melaksanakan kegiatan, Harapannya dapat diturunkan, Mahasiswa tidak mengikuti LK karena tidak ada yang sesuai dengan peminatan, harapannya ada penurunan syarat jumlah anggota agar lebih mempermudah pembentukan UKM suatu kepeminatan khusus mahasiswa. Sebagai  perintis, sulir merekrut anggota. Merintis bukanlah sesuatu yang mudah kawan... Ibnu: Pansus mohon lebih perhatikan Indikator – indikator dalam pengambilan keputusan agar lebih aplikatif pada UKM yang  akan melaksanakan, Jangan mempersulit 4 30 Putri: 20 tercukupi 35 memberatkan Mencoba menengahi Dayat: 35 memang sulit, Tapi 20 terlalu mempermudah Komentar Lainnya Asrianto: Anggota Aktif dan Anggota Pasif  tidak diatur dalam Panduan Umum Verifikasi ini, mungkin dapat dijadikan konten dalam AD/ART masing-masing UKM. Aktif Pasif tidak akan dikaji LEBIH, tidak ada pada OPSI yang telah disepakati. Nur Syariah: Dana dari periode ke Periode hampir stagnan dengan jumlah UKM yang dapat terus bertambah, Pertimbangkan juga Keefektifan dan Keefisienan terkait DANA yang ada. Hario: Lihat esensi dari masing-masing syarat yang ada. No Calon UKM Baru Pendapat 1 Taekwondo Pernah menjadi UKM namun pernah vakum 20 saja sudah cukup sulit, apalagi 35 2005: UKM Vakum 2 Aiesec 35 terlalu berat, 20 dapat lebih meringankan, Angka 20 untuk syarat awal, Nantinya akan bertambah  sejalan dengan berjalannya organisasi 3 Tenis Lapang Setuju 20, Karena sudah merasakan sulitnya merekrut anggota. ============================================================================================SEPAKAT 20.
8	UKM: Ada kendala, pembina lama  tidak dapat membina lagi, Dikhawatirkan saat verifikasi, kami belum memiliki Pembina baru,  Bagaimana? MPM: Akan diatur dalam Panja. Jangka waktu verifikasi diagendakan selesai sebelum Lokakarya berlangsung, diharapkan UKM secepatnya mempersiapkn berkas-berkas yang dibutuhkan
9	No. Opsi Pertimbangan 1 20 MAX: Hasil Muker  Forum UKM, syarat untuk UKM lama tetap 20, Karena ada UKM dengan jumlah anggota yang tidak sampai 35 20 sudah cukup, jangan sampai UKM yang sudah sulit dirintis harus bubar karena tidak lolos verifikasi Lawalata: Harap perhatikan juga sejarah UKM yang sudah dirintis dan diperjuangkan keberadaannya sejak dahulu, Mungkin saat verifikasi sedang msa surutnya, tidak menutup kemungkinan periode berikutnya makin semakin bertambah Ibnu: Kebijakan direktorat tpb dalam menghimbau agar mahasiswa TPB tidak mengikuti ukm, menjadikan Peminat UKM berkurang, Ini berkorelasi dengan anggota pada UKM lama, yang  kemungkinan juga berkurang,, Harapannya dapat diturunkan hingga 20 Hario: 20 Memperhatikan pendapat-pendapat sebelumnya, Juga melihat fakta realita yang ada 2 30 Huda: Kurang setuju, UKM Baru sudah ada anggota, kalaupun akan kita turunkan syaratnya,  penurunan tidak sampai 20, setidaknya cukup pada 30 Machrus: UKM Lama harusnya dapat memiliki anggota yang lebih dari UKM Baru, Menguatkan 30 Istiqomah: UKM lama dan UKM Baru apakah bisa disamakan? UKM lama kan sudah ada proker prestasi dan lain-lainnya,, 30 cukup dalam penjagaan kualitas UKM Lama Dayat: 30 UKM Lama dengan UKM baru tidak dapat disamakan dalam hal jumlah anggota. Himbauan dari Direktorat TPB tidak dapat dijadikan dasar kecenderungan ke 20, karena  pada faktanya ada juga mahasiswa TPB yang mengikuti UKM. 3 35 Gilang: Jika sama saja 20, Tidak adakah perkembangan pada Perjalanan UKM tersebut? Coba kembangkan UKM tidak hanya lingkup S1, Diploma juga bisa menjadi target rekruitmen untuk diajak bergabung MAX: Sekarang tidak sedang  masa OR, Tidak akan terakomodir saran dengan  melibatkan Diploma Lawalata: Faktanya ada kendala teknis  ketika merekrut Diploma No. Nama UKM Jumlah Anggota UKM Penyebab minimnya Anggota Keterangan Cenderung 1 MAX >35 Himbauan pihak direktorat TPB yang telah disebutkan sebelumnya Ada penurunan jumlah peminat, 20 2 Lawalata >35 Peminat Semakin Menurun 20 3 UKF >35 Ada penurunan peminatan juga 4 IAAS     >100 aktif:>50 20 5 Gentra >100 20 6 Voli >35 20 Menghormati keputusan forum UKM 7 Century >35 20 Menghormati keputusan forum UKM 8 KSR PMI ±30 Ada penurunan peminat, OR terbanyak tahun ini, walaupun hanya 20orang 20 Forum UKM hampir seluruh UKM datang, namun pada SI ini  beberapa UKM yang tidak Hadir

“Ketegasan  adalah  Kasih Sayang  yang  Kuat, Decisiveness is a Forceful Love”

Lembaga Kemahasiswaan  itu,,  kritis berproses, bijak berkeputusan, dan tegas dalam penerapan
~kristalisasi kasih.

Mohon maaf  jika ada kurang, lebih, salah catat, ataupun tidak tercatat dalam pembahasan materi tersebut, mohon dimaklumi, 

Terima Kasih J

---

File Pembahasan dapat diunduh di sini